Πρόγραμμα κοινοχρήστων - Παρακολούθηση πετρελαίων

Με το module των πετρελαίων έχουμε την δυνατότητα να παρακολουθήσουμε ολες τις εργασίες που πραγματοποιούμε σχετικά με την προμήθεια και την κατανάλωση του πετρελαίου θέρμανσης των πολυκατοικιών που διαχειριζόμαστε.

Το module διαθέτει σχετικές εργασίες για τις εξής δυνατότητες

Τήρηση αρχείου τύπων δεξαμενών καυσίμου

Ένας τύπος δεξαμενής περιλαμβάνει όλα τα χαρακτηριστικά που την προσδιορίζουν. Εάν για παράδειγμα έχετε μια δεξαμενή η οποία είναι 1x1x1 = 1000lit (ορθογώνια) θα έπρεπε σε κάθε πολυκατοικία που διαθέτει την συγκεκριμένη δεξαμενή να προσδιορίζετε τις διαστάσεις σε κάθε μία, καθορίζοντας όμως έναν τύπο δεξαμενής με αυτές τις διαστάσεις απλά επιλέγετε τον συγκεκριμένο τύπο δεξαμενής στην πολυκατοικία. Επιπλέον στον τύπο δεξαμενής ορίζετε και το επιθυμητό όριο ασφαλείας οπότε αυτό ισχύει μαζικά σε όλες τις δεξαμενές του ιδίου τύπου. Επίσης στο νέο προϊόν προστέθηκε και υποστήριξη ασύμμετρων δεξαμενών μέσω διαδικασίας ογκομέτρησης.

Δεξαμενές καυσίμου πολυκατοικιών

Οι δεξαμενές καυσίμου αποτελούν μια οντότητα από μόνες τους και είναι σε θέση να μας παρέχουν πληροφορίες όπως υπόλοιπο καυσίμου σε ποσότητα & αξία, επάρκεια με βάση τον μέσο όρο κατανάλωσης, αναλυτική καρτέλα κινήσεων απογραφής, παραλαβών, καταναλώσεων κλπ. Επίσης σε κάθε πολυκατοικία μπορούμε να ορίσουμε όσες δεξαμενές διαθέτει καθώς επίσης και σε ποιο συγκρότημα της πολυκατοικίας ανήκει η κάθε δεξαμενή (εαν η πολυκατοικία διαθέτει συγκροτήματα)

Περίοδοι καυσίμου

Η παρακολούθηση των δεδομένων καυσίμων γίνεται σε περίοδο καυσίμου και όχι σε ημερολογιακή περίοδο. Επειδή τα πετρέλαια έχουν περίοδο έναρξης και λήξης η οποία δεν συμπίπτει με το ημερολογιακό έτος οπότε τα στοιχεία που απαιτούνται να ανακτηθούν αφορούν 2 ημερολογιακά έτη. Για τον λόγο αυτό η εφαρμογή τηρεί τις κινήσεις των καυσίμων (παραλαβές, καταναλώσεις κλπ) σε ειδικό καθεστώς ημερομηνιών που καθορίζεται από τον χρήστη και ονομάζεται «περίοδος καυσίμου», η οποία είναι υποχρεωτικό να ενημερωθεί στις κινήσεις που γίνονται προτείνεται όμως αυτόματα από την εφαρμογή με βάση την ημερομηνία της κίνησης που πρόκειται να καταχωρήσουμε.

Τήρηση αρχείου καταναλώσεων

Τήρηση αρχείου καταναλώσεων καυσίμου στο οποίο γίνονται αυτόματα κινήσεις κατανάλωσης καυσίμου με την καταχώρηση μετρήσεων υπολοίπου δεξαμενών και άμεση κοστολόγηση τους (με κάποιον από 2 τρόπους αποτίμησης που διαθέτει η εφαρμογή FIFO & ΜΤΚ) οπότε μπορούμε να έχουμε και άμεση εικόνα της κατανάλωσης σε λίτρα και αξία για κάθε πολυκατοικία ανά πάσα στιγμή και για οποιοδήποτε διάστημα. Επίσης η εφαρμογή είναι σε θέση να επανακοστολογήσει αυτόματα καταναλώσεων από μεταβολές σε αξία παλαιότερων παραλαβών.

Δυνατότητα προκαθορισμού μετρήσεων κατανάλωσης

Προκαθορισμός μετρήσεων διαμερισμάτων και χρήση στην επιθυμητή περίοδο έκδοσης. Δίνεται η δυνατότητα καταχώρησης των μετρήσεων που λήφθηκαν για τις καταναλώσεις διαμερισμάτων σε συγκεκριμένη ημερομηνία και οι οποίες μπορούν να ανακληθούν κατά τον υπολογισμό δαπανών περιόδου. Επισημαίνουμε ότι το αρχείο ενημερώνεται και αυτόματα από δεδομένα φορητών τερματικών

Παρακολούθηση παραγγελιών καυσίμου

Η εφαρμογή διαθέτει κύκλωμα παρακολούθησης παραγγελιών το οποίο μπορεί να ενημερώνεται είτε από τον χρήστη είτε αυτόματα κατά την διαδικασία μέτρησης υπολοίπου δεξαμενών με βάση το υπόλοιπο ασφαλείας που έχουμε ορίσει στην εκάστοτε δεξαμενή της οποίας την μέτρηση καταχωρούμε (υπάρχει και σχετική παράμετρος για το εάν επιθυμούμε αυτόματη δημιουργία παραγγελιών). Επίσης μέσω του module αποστολής email υπάρχει η δυνατότητα ηλεκτρονικής αποστολής της παραγγελίας στον προμηθευτή προς εκτέλεση με σχετικό πρότυπο αποστολής. Η εκάστοτε παραγγελία δημιουργεί επίσης στο κύκλωμα διαχείρισης εργασιών σχετική προγραμματισμένη εργασία για την εκτέλεση της παραγγελίας ώστε να ενημερώσει τον χρήστη για την εκκρεμότητα.

Το module μας παρέχεται επίσης και την εξής δυνατότητα

Στις πολυκατοικίες με κλασικό τρόπο θέρμανσης

Να συγκεντρώσει τα ποσά των πετρελαίων που παραλάβαμε στην επιθυμητή περίοδο και να τα εισάγει αυτόματα στην μηναία κίνηση βάση για την οποίας θα εκδώσουμε λογαριασμούς.

Στις πολυκατοικίες με αυτόνομο τρόπο θέρμανσης

Να υπολογίσει το ποσό του καταναλωθέντος πετρελαίου της οικοδομή και να το εισάγει στην κίνηση βγάζοντας μας από τον κόπο να ψάχνουμε τις τιμές με τις οποίες έγιναν οι αντίστοιχες παραλαβές και να κάνουμε υπολογισμούς (απαραίτητη προϋπόθεση λειτουργίας της δυνατότητας αποτελεί να είναι καταχωρημένες οι αντίστοιχες παραλαβές για την περίοδο που θα υπολογίσουμε καθώς και την μέτρηση που πήραμε στο τέλος της περιόδου κατανάλωσης).

Επισημαίνουμε ότι όλες οι παραλαβές πετρελαίου ενημερώνουν την καρτέλα των αντίστοιχων προμηθευτών και σε συνδυασμό με το κύκλωμα του ταμείου έχουμε την δυνατότητα παρακολούθησης των οφειλόμενων υπολοίπων ανά προμηθευτή καθώς και των χρηματικών διαθεσίμων ανά οικοδομή.