Building Manager NET - Δυνατότητες

Το module διαχειρίσεων παρακολουθεί τις χρεωπιστώσεις διαμερισμάτων και ενοίκων για τις πολυκατοικίες που έχουμε υπό διαχείριση. Οι χρεώσεις υπολογίζονται αυτόματα κατά την έκδοση των κοινοχρήστων, σύμφωνα με τις αναλογίες των δαπανών.

Κατά την εξόφληση ή μερική πληρωμή, καταχωρίζονται οι αντίστοιχες πιστώσεις, επιτρέποντας την πλήρη παρακολούθηση υπολοίπων ανά πρόσωπο, διαμέρισμα και πολυκατοικία, καθώς και την έκδοση αναλυτικών καρτελών κινήσεων.

Με κάθε είσπραξη ενημερώνονται αυτόματα και άλλα διαθέσιμα modules, όπως το ταμείο ή τα έσοδα έξοδα, εξασφαλίζοντας σωστή ταμειακή εικόνα και ενιαία παρακολούθηση της πολυκατοικίας.

Το module αποθεματικών παρακολουθεί τα ποσά κεφαλαίου κίνησης που εισπράττει η επιχείρηση. Οι χρεώσεις υπολογίζονται αυτόματα μέσα από τις μηνιαίες δαπάνες, ενώ οι πιστώσεις ενημερώνονται αυτόματα κατά την είσπραξη από ενοίκους ή ιδιοκτήτες.

Παρέχεται επίσης παρακολούθηση επιστροφών σε πρόσωπα που αποχωρούν, καταγραφή δαπανήσεων για υποχρεώσεις της πολυκατοικίας (π.χ. πετρέλαιο, συνεργεία) και δυνατότητα συμψηφισμού του διαθέσιμου αποθεματικού με τυχόν οφειλές.

Το module παρακολουθεί καθημερινά την κίνηση των χρηματικών λογαριασμών (ταμείου ή όψεως) και ενημερώνεται αυτόματα από το module διαχείρισης ή από mobile τερματικά είσπραξης. Λειτουργεί και αυτόνομα, υποστηρίζοντας εισπράξεις από γκισέ ή μέσω barcode στα ειδοποιητήρια και τις αποδείξεις.

Υποστηρίζει επίσης πληρωμές προς συνεργεία, προμηθευτές πετρελαίου και άλλες δαπάνες των πολυκατοικιών, όπως ΔΕΗ, ύδρευση ή υλικά συντήρησης.

Η αναλυτική ταμειακή παρακολούθηση επιτρέπει άμεση εικόνα των διαθέσιμων χρημάτων κάθε πολυκατοικίας, εξασφαλίζοντας σωστές πληρωμές χωρίς χρήση ποσών από άλλες οικοδομές.

Το module πετρελαίου παρακολουθεί παραγγελίες, παραλαβές και περιοδικές μετρήσεις δεξαμενών για τις πολυκατοικίες που διαχειριζόμαστε. Παρέχει αναφορές όπως χαμηλή στάθμη δεξαμενών και προβλέψεις επάρκειας βάσει κατανάλωσης.

Η εφαρμογή καταγράφει αυτόματα τις κινήσεις προμηθευτών σε λογαριασμούς ανά πολυκατοικία, επιτρέποντας πλήρη εικόνα συναλλαγών και του οφειλόμενου υπολοίπου προς κάθε προμηθευτή.

Υποστηριζόμενοι τρόποι υπολογισμού κατανάλωσης αυτονομίας : FIFO & MTK

Το module συνεργείων καταχωρεί τα παραστατικά εργασιών για κάθε πολυκατοικία και παρακολουθεί την αναλυτική καρτέλα κινήσεων, η οποία ενημερώνεται αυτόματα και από το ταμείο για τις σχετικές πληρωμές. Τα ποσά μπορούν να συγκεντρωθούν και να εισαχθούν αυτόματα στις επιλεγμένες κατηγορίες για την έκδοση λογαριασμών.

Υποστηρίζεται καθορισμός δόσεων για μεγάλες δαπάνες, με αυτόματο υπολογισμό ποσών και επιλογή περιόδων χρέωσης είτε αυτόματα είτε χειροκίνητα από τον χρήστη.

Η εφαρμογή παρακολουθεί τις κινήσεις κάθε συνεργείου σε λογαριασμούς ανά πολυκατοικία, προσφέροντας πλήρη εικόνα συναλλαγών και του οφειλόμενου υπολοίπου προς κάθε συνεργείο.

Το module παρακολούθησης δαπανών καταχωρεί παραστατικά λογαριασμών (ΔΕΗ, Ύδρευση, Φυσικό Αέριο κ.λπ.) και λοιπών εξόδων για κάθε πολυκατοικία.

Διαθέτει τις ίδιες λειτουργίες με το module συνεργείων, ενώ προσφέρει επιπλέον δυνατότητα χαρακτηρισμού δαπανών ως ληξιπρόθεσμων με αυτόματο ημερολόγιο υπενθυμίσεων, καθώς και ορισμό προτύπων ποσοστιαίου επιμερισμού στις επιθυμητές κατηγορίες.

Το user interface της εφαρμογής προσφέρει υψηλή ευελιξία και ταχύτητα εργασίας μέσα από λειτουργίες όπως πολλαπλές καρτέλες, άμεση πρόσβαση σε σχετικές εγγραφές και μαζική συσχέτιση δεδομένων.

Με τα πολλαπλά tabs μπορείτε να έχετε ανοιχτές διαφορετικές εργασίες ταυτόχρονα, να διακόπτετε προσωρινά μια διαδικασία και να επιστρέφετε σε αυτή χωρίς απώλεια προόδου.

Η άμεση μετάβαση σε σχετικές εγγραφές επιτρέπει άνοιγμα και επεξεργασία συνδεδεμένων στοιχείων (πολυκατοικίες, συνεργεία, προμηθευτές, έξοδα) με ένα κλικ, από οποιαδήποτε λίστα ή φόρμα.

Η μαζική συσχέτιση εγγραφών επιτρέπει ορισμό κοινών δεδομένων — όπως διαχειριστής ή υπεύθυνος παρακολούθησης — σε πολλές πολυκατοικίες ταυτόχρονα.

Οι εργασίες οντότητας εμφανίζουν αυτόματα τις διαθέσιμες ενέργειες ανάλογα με το σημείο της εφαρμογής όπου βρίσκεστε, επιτρέποντας γρήγορες ενέργειες όπως είσπραξη, εκτυπώσεις ή προβολή κινήσεων χωρίς περιήγηση στο μενού.

Η εφαρμογή υποστηρίζει πολυεταιρική δομή με παρακολούθηση πολλών υποκαταστημάτων στην ίδια βάση δεδομένων. Κάθε χρήστης βλέπει μόνο τα δεδομένα του υποκαταστήματος στο οποίο έχει συνδεθεί, ενώ μπορούν να οριστούν ξεχωριστές παράμετροι λειτουργίας ανά υποκατάστημα και διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης για λόγους ασφάλειας και ελέγχου.

Η οικονομική παρακολούθηση είναι προσωποκεντρική, με ανάλυση χρεώσεων και πιστώσεων σε επίπεδο προσώπου και διαμερίσματος. Έτσι, κάθε ενοικιαστής έχει δική του καρτέλα κινήσεων από την ημερομηνία εισόδου του, ενώ η συνολική εικόνα του διαμερίσματος προκύπτει από τα οικονομικά δεδομένα ενοίκων και ιδιοκτητών.

Η εφαρμογή καλύπτει ειδικές περιπτώσεις, όπως ιδιόκτητα διαμερίσματα με ενιαία καρτέλα (ένοικος‑ιδιοκτήτης), διαμερίσματα με ενοικιαστή όπου οι δαπάνες επιμερίζονται σωστά μεταξύ ιδιοκτήτη και ενοίκου, καθώς και διαμερίσματα χωρίς ενοικιαστή όπου όλες οι αναλογίες χρεώνονται στον ιδιοκτήτη.

Ο οικονομικός έλεγχος είναι κρίσιμος για τις εταιρείες διαχείρισης πολυκατοικιών και η εφαρμογή καλύπτει πλήρως τις οικονομικές, πληροφοριακές και στατιστικές ανάγκες μέσω εκτεταμένων εκτυπώσεων.

Ενδεικτικά, περιλαμβάνονται:

• Οφειλόμενα υπόλοιπα ανά πολυκατοικία ή συνολικά, με ανάλυση περιόδου.
• Υπόλοιπα και διαφορές αποθεματικών ανά οικοδομή ή διαμέρισμα.
• Οικονομικές καταστάσεις ταμείου και εσόδων‑εξόδων.
• Καταστάσεις προμηθειών και εκκαθαρίσεων συνεργείων.
• Προβλέψεις προμήθειας πετρελαίου βάσει μέσης κατανάλωσης.
• Εκτύπωση επαλήθευσης μαθηματικού τύπου αυτονομίας.
• Ευρετήρια για όλα τα καταχωρημένα στοιχεία.

Επιπλέον, ο χρήστης μπορεί να δημιουργεί δικές του εκτυπώσεις μέσω του report generator, ενώ κάθε προσαρμόσιμη λίστα της εφαρμογής μπορεί να μετατραπεί άμεσα σε εκτυπωτικό.

Η εφαρμογή υποστηρίζει όλα τα έντυπα που χρειάζονται οι επιχειρήσεις διαχείρισης πολυκατοικιών, είτε προεκτυπωμένα είτε μη. Καλύπτει συγκεντρωτικές καταστάσεις, αναλυτικές ειδοποιήσεις, αποδείξεις ταμείου και παραστατικά πώλησης ή παροχής, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε οποιονδήποτε συνδυασμό.

Η εφαρμογή διαθέτει προηγμένα συστήματα ασφάλειας που επιτρέπουν πλήρη έλεγχο πρόσβασης σε όλα τα επίπεδα. Κάθε χρήστης συνδέεται με κωδικό και ο λογαριασμός του καθορίζει τα δικαιώματα σε εργασίες, διαχείριση εγγραφών και προβολή πεδίων.

Υποστηρίζεται επίσης διαχείριση ρόλων, ώστε τα δικαιώματα να αποδίδονται μαζικά και με συνέπεια. Σε συνδυασμό με την ασφάλεια της βάσης Microsoft SQL και την καταγραφή ενεργειών, εξασφαλίζεται απόλυτος έλεγχος των δεδομένων.

Η εφαρμογή παρέχει ιστορικότητα εγγραφών, επιτρέποντας προβολή ημερομηνίας καταχώρησης, μεταβολών και του χρήστη που πραγματοποίησε κάθε ενέργεια.

Η εφαρμογή διαθέτει ενσωματωμένο browser online τεκμηρίωσης, προσφέροντας άμεση πρόσβαση σε οδηγίες για την οθόνη που χρησιμοποιεί ο χρήστης. Η βιβλιοθήκη ενημερώνεται συνεχώς με νέες δυνατότητες και βελτιώσεις, ενώ η πρόσβαση γίνεται εύκολα με το πλήκτρο F1 (απαιτείται σύνδεση στο internet).

Μέσω του συστήματος Ticket Support, ο χρήστης μπορεί να υποβάλει αίτημα υποστήριξης για λειτουργικές, οικονομικές ή στατιστικές ανάγκες. Κάθε αίτημα λαμβάνει μοναδικό αριθμό παρακολούθησης, με δυνατότητα προβολής της εξέλιξης και ενημέρωσης για την επίλυσή του, όπως διαθεσιμότητα νέας έκδοσης.

Η εφαρμογή διαθέτει εκτεταμένες γενικές παραμέτρους, ώστε να προσαρμόζεται πλήρως στις ανάγκες κάθε επιχείρησης, ανεξάρτητα από τον τρόπο λειτουργίας της.

Ενδεικτικά, υποστηρίζονται:

• Ορισμός αμοιβής έκδοσης (ανά διαμέρισμα, συμφωνηθείσα, πάγια).
• Επιλογή λεκτικών standard δαπανών ανά κατηγορία.
• Ρύθμιση μορφής εκτυπώσεων (προεκτυπωμένα, λευκό, A3–A5).
• Ορισμός κατηγοριών δαπανών και πλήθους δαπανών ανά κατηγορία.
• Επιλογή ειδικών εκτυπωτικών εντύπων ανά πολυκατοικία.
• Κλείδωμα οριστικοποιημένων κινήσεων.
• Στρογγυλοποιήσεις ποσών και συμψηφισμός σε επόμενη περίοδο.
• Επιλογή τρόπου εμφάνισης κλειστών διαμερισμάτων.
• Έλεγχοι επισφάλειας βάσει οφειλών.
• Ελεύθερα πεδία για επέκταση καταχωρήσεων.

Αυτές αποτελούν μόνο ένα μικρό μέρος των δεκάδων παραμέτρων που καθιστούν την εφαρμογή πλήρως προσαρμόσιμη στις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Η εφαρμογή πραγματοποιεί αυτόματο έλεγχο για νέες εκδόσεις, ενημερώνει τον χρήστη και μπορεί να κατεβάζει και να εγκαθιστά τις αναβαθμίσεις αυτόματα. Κάθε έκδοση συνοδεύεται από τεκμηρίωση, ώστε ο χρήστης να γνωρίζει άμεσα τις νέες προσθήκες και βελτιώσεις πριν την εγκατάσταση.

Σημείωση: Η λήψη αναβαθμίσεων απαιτεί ενεργή ετήσια συνδρομή, η οποία περιλαμβάνει τηλεφωνική και απομακρυσμένη υποστήριξη.