Πρόγραμμα κοινοχρήστων - Δυνατότητες εφαρμογής

Στο module διαχειρίσεων πραγματοποιείται η βασική παρακολούθηση χρεωπιστώσεων των διαμερισμάτων και των προσώπων τους για τις πολυκατοικίες που έχουμε την διαχείριση τους.
Οι χρεώσεις γίνονται αυτόματα κατά τον υπολογισμό των αναλογιών τους στις δαπάνες περιόδων από το κύκλωμα υπολογισμού και έκδοσης κοινοχρήστων εάν έχουμε ορίσει ότι παρακολουθούμε και την διαχείριση της εκάστοτε οικοδομής.

Κατά την εξόφληση ή έναντι είσπραξη του υπολοίπου από τους ενοίκους ή τους ιδιοκτήτες των διαμερισμάτων έχουμε την δυνατότητα ενημέρωσης της εφαρμογής με τις πιστώσεις που πραγματοποιήθηκαν στις αντίστοιχες ημερομηνίες έτσι ώστε να μπορούμε να παρακολουθήσουμε το οφειλόμενο υπόλοιπο του εκάστοτε προσώπου, διαμερίσματος και της πολυκατοικίας και παράλληλα να μπορούμε να εχουμε αναλυτικές καρτέλλες με την κίνηση τους.

Κατά την είσπραξη ενημερώνονται αυτόματα και άλλα modules της εφαρμογής εάν αυτά περιλαμβάνονται στο πακέτο που εχετε στην διάθεσή σας όπως για παράδειγμα το module του ταμείου στο οποίο γίνεται κίνηση στην αντίστοιχη ημερομηνία και χρηματικό λογαριασμό ώστε να έχουμε και την δυνατότητα της ορθής ταμειακής παρακολούθησης ή το module των εσόδων εξόδων της πολυκατοικίας κλπ.

Τα αποθεματικά αποτελούν ένα module παρακολούθησης των ποσών που έχει εισπράξει η επιχείρηση ως κεφάλαιο κίνησης και οι ενημερώσεις όσον αφορά τις χρεώσεις γίνονται αυτόματα κατά τον υπολογισμό των μηνιαίων δαπανών προσδιορίζοντας το αντίστοιχο ποσό που αφορά αποθεματικό καθώς μπορεί να περιλαμβάνεται σε περιόδους και με άλλες δαπάνες, ενώ οι πιστώσεις πραγματοποιούνται επίσης αυτόματα κατά την διαδικασία είσπραξης από τους ενοίκους ή τους ιδιοκτήτες των διαμερισμάτων.

Δίνεται επίσης και η δυνατότητα παρακολούθησης τυχόν επιστροφών σε επιλεγμένα πρόσωπα (όπως πχ ενός ενοίκου που αποχωρεί από το διαμέρισμα), της δαπάνησης (μέρους η ολόκληρου του διαθεσίμου ποσού) για την κάλυψη των υποχρεώσεών της πολυκατοικίας (προμήθεια πετρελαίου, πληρωμές συνεργείων κλπ) ή τον συμψηφισμό του υπολοιπόμενου αποθεματικού με τυχόν οφειλές του επιλεγμένου προσώπου.

Το module αυτό είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση της κίνησης των χρηματικών λογαριασμών (ταμείου ή όψεως) σε ημερήσια βάση και μπορεί να ενημερώνεται αυτόματα για τις εισπράξεις από το module της διαχείρισης που αναφέρθηκε παραπάνω, από mobile τερματικά είσπραξης (εάν εχετε το αντίστοιχο module) καθώς επίσης λειτουργεί και αυτόνομα δίνοντας δυνατότητες όπως είσπραξη από γκισέ εισπράξεων της εταιρείας ή με χρήση barcode που η εφαρμογή μπορεί να εκτυπώσεις στα ειδοποιητήρια ή και τις αποδείξεις κοινοχρήστων.

Δίνει επίσης δυνατότητα πληρωμών οι οποίες γίνονται προς συνεργεία, προμηθευτές πετρελαίου ή καθώς και την κάλυψη άλλων δαπανών για τις οικοδομές (ΔΕΗ, Υδρευση, λάμπες, κλειδαριές κλπ).

Η αναλυτική παρακολούθηση του ταμειακού κυκλώματος μας είναι πολύ βασικό στοιχείο για την ορθή διαχείριση των πολυκατοικιών καθώς μας δίνει την δυνατότητα να δούμε ανά πάσα στιγμή τα χρηματικά διαθέσιμα της εκάστοτε οικοδομής έτσι ώστε να μπορούμε να γνωρίζουμε εάν μπορούμε να προβούμε σε πληρωμές για αυτή χωρίς να κάνουμε χρήση ποσών από ταμεία άλλων οικοδομών.

Το module των πετρελαίων μας δίνει την δυνατότητα να να παρακολουθήσουμε τις παραγγελίες και παραλαβές πετρελαίου για τις οικοδομές που έχουμε την διαχείριση τους, καθώς και να καταχωρήσουμε τις μετρήσεις που κάνουμε περιοδικά στις δεξαμενές πετρελαίου των οικοδομών αυτών έτσι ώστε η εφαρμογή να μπορεί να μας δίνει σχετικές αναφορές (πχ δεξαμενές χαμηλής στάθμης) ή να κάνει προβλέψεις επάρκειας πετρελαίου βάσει υπολογιζόμενης ή δοτής κατανάλωσης.

Πολύ σημαντικό πλεονέκτημα αποτελεί ότι η εφαρμογή παρακολουθεί τις κινήσεις των προμηθευτών σε λογαριασμούς ανά πολυκατοικία (τους οποίους ανοίγει αυτόματα εάν αυτό απαιτηθεί). Με βάση την κίνηση του εκάστοτε λογαριασμού έχουμε την δυνατότητα να δούμε αναλυτικά την κίνηση των προμηθευτών σε σχέση με την κάθε πολυκατοικία και κατ' επέκταση το οφειλόμενο υπόλοιπο της πολυκατοικίας σε αυτόν.

Έχει επίσης την δυνατότητα :

• Για πολυκατοικίες με κλασικό τρόπο θέρμανσης: Να συγκεντρώσει τα ποσά των πετρελαίων που παραλάβαμε στην επιθυμητή περίοδο και να τα εισάγει αυτόματα στην μηναία κίνηση βάση για την οποίας θα εκδώσουμε λογαριασμούς.
  
• Για πολυκατοικίες με αυτόνομο τρόπο θέρμανσης: Να υπολογίσει το ποσό του καταναλωθέντος πετρελαίου της οικοδομή και να το εισάγει στην κίνηση βγάζοντας μας από τον κόπο να ψάχνουμε τις τιμές με τις οποίες έγιναν οι αντίστοιχες παραλαβές και να κάνουμε υπολογισμούς (απαραίτητη προϋπόθεση λειτουργίας της δυνατότητας αποτελεί να είναι καταχωρημένες οι αντίστοιχες παραλαβές για την περίοδο που θα υπολογίσουμε καθώς και την μέτρηση που πήραμε στο τέλος της περιόδου κατανάλωσης).
  

Υποστηριζόμενοι τρόποι υπολογισμού κατανάλωσης αυτονομίας : FIFO & MTK

Στο module των συνεργείων έχουμε την δυνατότητα να καταχωρήσουμε τα παρασταστικά που εκδίδουν τα συνεργεία για τις εργασίες τους στις αντίστοιχες πολυκατοικίες. Ετσι εκτός απο την παρακολούθηση της αναλυτικής καρτέλας κίνησής τους (η οποία ενημερώνεται και απο το module του ταμείου ως προς τις πληρωμές που έχουμε πραγματοποιήσει προς το κάθε ένα απο αυτά), μας δίνει και την δυνατότητα τα ποσά να μπορούν να συγκεντρωθούν αυτόματα και να εισαχθούν (στις κατηγορίες της επιλογής μας) με το πάτημα ενός πλήκτρου στην αντίστοιχη περίοδο για την έκδοση λογαριασμών.

Υπάρχει επίσης και η δυνατότητα καθορισμού δόσεων για τις κινήσεις που επιθυμούμε (συνήθως όταν το ποσό της δαπάνης είναι μεγάλο). Ο αριθμός δόσεων μπορεί να καθοριστεί και η εφαρμογή υπολογίζει τα ποσά των δόσεων. Οι δε περίοδοι που θα πραγματοποιηθεί η χρέωση της εκάστοτε δόσης μπορεί να καθοριστούν είτε αυτόματα (μήνας, δίμηνο, τρίμηνο κλπ) είτε manual από τον χρήστη.

Πολύ σημαντικό πλεονέκτημα αποτελεί ότι η εφαρμογή παρακολουθεί τις κινήσεις των συνεργείων σε λογαριασμούς ανά πολυκατοικία (τους οποίους ανοίγει αυτόματα εάν αυτό απαιτηθεί). Με βάση την κίνηση του εκάστοτε λογαριασμού έχουμε την δυνατότητα να δούμε αναλυτικά την κίνηση των συνεργείων σε σχέση με την κάθε πολυκατοικία και κατ' επέκταση το οφειλόμενο υπόλοιπο της πολυκατοικίας σε αυτό.

Το user interface της εφαρμογής είναι σχεδιασμένο έτσι ώστε να σας προσφέρει τεράστιες ευελιξίες κάποιες από τις οποίες είναι:

Πολλαπλές καρτέλες εργασιών: Με την δυνατότητα των πολλαπλών tab στα οποία μπορείτε να έχετε ανοιχτές διαφορετικές εργασίες της εφαρμογής χωρίς να χρειάζεται να κλείσετε την εργασία που βρίσκεστε κάτι το οποίο επιταχύνει σημαντικά τις εργασίες σας.

Μπορείτε για παράδειγμα να αφήσετε την οθόνη καταχώρησης δαπανών περιόδου σε εκκρεμότητα και να προβείτε σε εκτέλεση κάποιας άλλης εργασίας (πχ είσπραξη, προβολή οικονομικών στοιχείων, εκτύπωση κλπ) και να επιστρέψετε να συνεχίσετε την εργασία σας εκεί που την αφήσατε.

Άμεση μετάβαση σε σχετικές εγγραφές: Οι σχετιζόμενες εγγραφές μπορούν να ανοίξουν από την εργασία που βρίσκεστε, για προβολή επεξεργασία η άλλες διαδικασίες που θα επιλέξετε χωρίς να χρειάζεται να επιλέξετε από το μενού της εφαρμογής και να εντοπίσετε την επιθυμητή εγγραφή. Επίσης σας δίνεται η δυνατότητα μετάβασης σε σχετικές εγγραφές από οποιαδήποτε προβολή βρίσκετε (λίστα ή φόρμα) με το πάτημα ενός πλήκτρου, μπορείτε για παράδειγμα να μεταβείτε στην φόρμα της συγκεκριμένης πολυκατοικίας, συνεργείου, προμηθευτή, εξόδου κλπ από οπουδήποτε εμφανίζεται το αντίστοιχο πεδίο επιλογής ή προβολής.

Πολλαπλή συσχέτιση εγγραφών: Ακόμη μία ευελιξία αποτελεί η μαζική συσχέτιση εγγραφών, δυνατότητα με την οποία μπορείτε να ορίζετε μαζικά δεδομένα που αφορούν σχετικές εγγραφές πχ μπορείτε να ορίσετε μαζικά κάποιον διαχειριστή σε μια ομάδα πολυκατοικιών της επιλογής σας ή μπορείτε να ορίστε μαζικά κάποιον υπεύθυνο παρακολούθησης σε μια ομάδα πολυκατοικιών επίσης της επιλογής σας.

Εργασίες οντότητας: Ανάνογα με την οντότητα στην οποία βρίσκεται ο χρήστης (πολυκατοικία, κίνηση περιόδου, συνεργείο, δεξαμενή καυσίμου κλπ) στην κεντρική γραμμή εργασιών εμφανίζονται καρτέλες εργασιών που έχουν σχέση με την οντότητα. Ετσι μπορείτε για παράδειγμα να προβείτε για παράδειγμα σε είσπραξη κάποιας πολυκατοικίας ενώ απλά είστε στο αρχείο με τα βασικά της στοιχεία, ή να εκτυπώσετε αναλυτική κίνηση του ταμείου της, των αποθεματικών της κλπ

Πολυεταιρική δομή με παρακολούθηση υποκαταστημάτων: Ο σχεδιασμός της εφαρμογής έχει δομή παρακολούθησης κατάλληλη για περισσότερα του ενός υποκαταστημάτων της εταιρείας.

Μπορείτε να έχετε στην ίδια βάση δεδομένων όλα τα στοιχεία των υποκαταστημάτων της εταιρείας σας για καλύτερο έλεγχο αλλά η εφαρμογή είναι σε θέση να εμφανίζει μόνο τα δεδομένα του υποκαταστήματος στο οποίο ο χρήστης έχει κάνει login (πχ πολυκατοικίες, ταμεία, εισπράκτορες οικονομικά δεδομένα κλπ).

Για ακόμη μεγαλύτερη ευελιξία δίνεται η δυνατότητα καθορισμού ξεχωριστών παραμέτρων λειτουργίας ανά υποκατάστημα. Στους χρήστες της εφαρμογής δίνεται δικαίωμα πρόσβασης σε επιλεγμένα υποκαταστήματα ώστε να μπορεί και να υπάρχει ασφάλεια, αλλά και να μπορεί να οριστούν χρήστες με πλήρη πρόσβαση σε όλα τα υποκαταστήματα για λόγους ελέγχου (πχ ο ιδιοκτήτης της εταιρείας μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλα τα υποκαταστήματα)

Προσωποκεντρική παρακολούθηση: Η εφαρμογή εστιάζει την οικονομική παρακολούθηση στα πρόσωπα που αφορούν οι κινήσεις (χρεώσεις & πιστώσεις) και κατ' επέκταση στα διαμερίσματα. Αυτό σημαίνει ότι η εφαρμογή παρακολουθεί την ανάλυση των οικονομικών δεδομένων σε επίπεδο προσώπου αφού το μεγαλύτερο μέρος αφορά ενοικιαστές οι οποίοι κατά καιρούς αλλάζουν οπότε οι καρτέλα των νέων ενοικιαστών ξεκινάει να παρουσιάζει κινήσεις και οφειλές από την ημερομηνία που μπήκε στο διαμέρισμα. Οι δε οικονομική εικόνα των διαμερισμάτων απαρτίζεται από τα επιμέρους οικονομικά δεδομένα των προσώπων συμπεριλαμβανομένου και των ιδιοκτητών.

Ειδική μέριμνα υπάρχει για τι εξής περιπτώσεις:

• Εάν το διαμέρισμα είναι ιδιόκτητο με τέτοιο τρόπο ώστε να υπάρχει ένα και μόνο πρόσωπο με διπλό χαρακτηρισμό (ένοικος κι ιδιοκτήτης) οπότε χρεώνεται με αναλογίες ενοίκου αλλά και ιδιοκτήτη οπότε υπάρχει ενιαία καρτέλα κινήσεων ή οφειλών
• Εάν το διαμέρισμα δεν είναι ιδιόκτητο τότε:
• εάν υπάρχει ενοικιαστής τότε η εφαρμογή ενημερώνει το αντίστοιχο πρόσωπο με τις δαπάνες που το αφορούν (δηλ αναλογίες από δαπάνες ιδιοκτητών στον ιδιοκτήτη και όλες οι υπόλοιπες αναλογίες στον ένοικο
• εάν δεν υπάρχει ενοικιαστής (υπάρχει ειδικό πεδίο με το οποίο το δηλώνουμε στο διαμέρισμα) τότε η εφαρμογή ενημερώνει όλες τις αναλογίες από δαπάνες στον ιδιοκτήτη.

Για της εταιρίες που αναλαμβάνουν την διαχείριση των πολυκατοικιών είναι πολυ σημαντικός ο οικονομικός έλεγχος προκειμένου να μπορούν να ανταπεξέλθουν στην ορθή διαχείριση των οικοδομών τους.
Οι εκτυπώσεις της εφαρμογής καλύπτουν πλήρως τις οικονομικές, πληροφοριακές αλλά και στατιστικές ανάγκες της επιχείρησης.

Κάποιες απο αυτές είναι:

• Οφειλόμενα υπόλοιπα πολυκατοικίας (με ανάλυση περιόδου ή ετήσια) η συνολικά όλων των πολυκατοικιών (με ανάλυση ανά περίοδο).
• Υπόλοιπα αποθεματικών ανά οικοδομή ή διαμέρισμα.
• Διαφορές αποθεματικών - υπολοίπων ανά οικοδομή ή συνολικά.
• Οικονομικές κατάστασεις ταμείου, εσόδων - εξόδων κλπ
• Καταστάσεις προμηθειών & εκκαθάρισης απο εργασίες συνεργείων
• Κατάσταση πρόβλεψης προμήθειας πετρελαίων με βάσης τον μέσο όρο κατανάλωσης που είτε υπολογίζεται απο την εφαρμογή ή καθορίζεται manual ανά οικοδομή
• Εκτύπωση επαλήθευσης μαθηματικού τύπου υπολογισμού αυτονομίας (ώστε να μην επαληθεύετε εσείς στο χέρι την αυτονομία στους ενοίκους που έχουν απορίες για το τι πληρώνουν).
• Ευρετήρια για κάθε τι που καταχωρείτε στα αρχεία της εφαρμογής

Αυτές είναι μόνο ένα μικρό δείγμα των δεκάδων εκτυπώσεων της εφαρμογής στο οποίο θα πρέπει να προσθέσουμε την δυνατότητα κατασκευής εκτυπωσεων απο τον χρήστη μέσω του module του report generator καθώς και οτι η οποιαδήποτε προσαρμοζόμενη λίστα της εφαρμογής μπορεί να μετατραπεί σε εκτυπωτικό.

Η εφαρμογή καλύπτει όλων τον ειδών τα έντυπα (draft, laser, προεκτυπωμένα ή μη) που χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις του κλάδου για την έκδοση λογαριασμών προς τις πολυκατοικίες (συγκεντρωτικές καταστάσεις, αναλυτικές ειδοποιήσεις - αποδείξεις, ταμειακές αποδείξεις και παραστατικά πώλησης ή παροχής) και μπορούν να χρησιμοποιηθούν με οποιονδήποτε συνδυασμό.

Η εφαρμογή διαθέτει εξελιγμένες διαδικασίες διαφάλισης πρόσβασης με τις οποίες έχετε την δυνατότητα να καθορίσετε απόλυτα την πρόσβαση των χρηστών σας σε όλα τα επίπεδα της εφαρμογής. Οι χρήστες εισέρχονται στην εφαρμογή αυτή μέσω κωδικού και ο λογαριασμός τους καθορίζει την πρόσβαση που έχουν σε :

• Επίπεδο εργασιών (μπορείτε να απαγορεύσετε την πρόσβαση σε εργασίες που δεν επιθυμείτε)
• Διαχείριση εγγραφών (καταχώρηση, μεταβολή, διαγραφή)
• Επίπεδο πεδίων (μπορείτε να απαγορεύσετε την πρόσβαση ακόμη και προβολής περιεχομένου σε πεδία που δεν επιθυμείτε να βλέπει ο χρήστης).

Επίσης καθορίζονται δικαιώματα σε επίπεδο ρόλων ώστε να μπορείτε να αποδώσετε μαζικά δικαιώματα σε χρήστες μέσω του ρόλου που τους αναθέτετε. Αυτή η δυνατότητα σε συνδυασμό με την αυξημένη ασφάλεια της βάσης δεδομένων Microsoft SQL (με dedicated server) και την καταγραφή δεδομένων εξασφαλίζει τον απόλυτο έλεγχο των δεδομένων της εφαρμογής.

Ιστορικότητα εγγραφών:
Σας δίνεται η δυνατότητα να δείτε σε ημερομηνιακή βάση πότε καταχωρήθηκε και πότε μεταβλήθηκε η κάθε εγγραφή και από ποιόν χρήστη της εφαρμογής.

Τεκμηρίωση: Η εφαρμογή διαθέτει ενσωματωμένο browser ανάγνωσης online τεκμηρίωσης σχετικά με την εργασία την οποία έχετε στην οθόνη σας. Η βιβλιοθήκη τεκμηρίωσης εμπλουτίζεται συνεχώς και ως προς τις υφιστάμενες δυνατότητες αλλά και ως προς τις νέες βελτιώσεις και προσθήκες των ενημερωμένων εκδόσεων. Έτσι ανά πάσα στιγμή ο χρήστης έχει την δυνατότητα να ενημερωθεί για τον τρόπο λειτουργίας της οθόνης στην οποία βρίσκεται πατώντας απλά το πλήκτρο F1. Επισημάινουμε οτι απαραίτητη προϋπόθεση για την πρόσβαση στην βιβλιοθήκη τεκμηρίωσης είναι η διαθεσιμότητα πρόσβασης στο internet.

Ticket Support: Αν και έχουμε επιχειρήσει να καλύψουμε όλο το φάσμα των απαιτήσεων, πολλές φορές ιδιαιτερότητες που θα πρέπει να καλυφθούν είτε σε λειτουργικό επίπεδο είτε σε οικονομική ή στατιστική πληροφόρηση. Για τον λόγο αυτό μπορείτε μέσα από την εφαρμογή να μεταβείτε σε ειδική πλατφόρμα αιτήματος υποστήριξης και να περιγράψετε το θέμα που επιθυμείτε να αντιμετωπίσουμε. Το αίτημα λαμβάνει έναν μοναδικό αριθμό στον οποίο μπορείτε να αναφέρεστε κατά την οποιαδήποτε επικοινωνία σας. Μπορείτε να δείτε την εξέλιξη του αιτήματος σας καθώς και πληροφορίες για την επίλυσή του (πχ διαθεσιμότητα νεότερης έκδοσης προϊόντος)

Λόγο των ιδιαιτεροτήτων που έχει η κάθε επιχείρηση ως προς τον τρόπο λειτουργίας της η εφαρμογή διαθέτει έναν μεγάλο αριθμό γενικών παραμέτρων έτσι ώστε να μπορεί να προσαρμόζεται στις ανάγκες του καθενός.

Κάποιες απο αυτές είναι:

• Ορισμός αμοιβής χρέωσης έκδοσης (ανά διαμέρισμα, συμφωνηθείσα, πάγια κλπ)
• Επιλογή λεκτικών standard δαπανών ανά κατηγορία (με βάση και τα τυχόν προεκτυπωμένα έντυπα της εταιρίας)
• Ρύθμιση είδους (draft, laser) & μορφής εκτυπώσεων (προεκτυπωμένο χαρτί, λευκό, A3, A4, A5 κλπ)
• Ορισμός πλήθους κατηγοριών δαπανών & δαπανών ανά κατηγορία
• Δυνατότητα επιλογής ειδικών εκτυπωτικών εντύπων ανά πολυκατοικία
• Κλείδωμα οριστικοποιημένων κινήσεων έκδοσης
• Στρογγυλοποιήσεις ποσών & συμψηφισμός στρογγυλοποιήσεων σε επόμενη περίοδο
• Επιλογή τρόπου απεικόνισης κλειστών διαμερισμάτων
• Έλεγχοι επισφάλειας πολυκατοικιών βάσει των οφειλών τους
• Ελεύθερα πεδία στα βασικά αρχεία για επέκταση καταχωρητικών δυνατοτήτων

... και οι οποίες αποτελουν ενα πάρα πολύ μικρό δείγμα από τις δεκάδες παραμέτρους οι οποίες καθιστούν το λογισμικό απόλυτα προσαρμόσιμο στις ανάγκες της επιχείρησής σας

Η εφαρμογή διαθέτει την δυνατότητα αυτόματου ελέγχου ώστε να ενημερώνει τον χρήστη για το εάν υπάρχουν διαθέσιμες ενημερωμένες εκδόσεις καθώς επίσης να κάνει αυτόματα λήψη και εγκατάστασή τους. Το περιεχόμενο των ενημερωμένων εκδόσεων είναι τεκμηριωμένο ώστε ο χρήστης να μπορεί να δει άμεσα εάν περιλαμβάνει προσθήκες ή και βελτιώσεις που τον ενδιαφέρουν χωρίς να είναι υποχρεωμένος να προβεί πρώτα σε εγκατάσταση της εκάστοτε έκδοσης.

Επισήμανση: Για την λήψη αναβαθμίσεων απαιτείται (πέρα της περιόδου υποστήριξης με την αγορά του προϊόντος) κάλυψη έναντι ετήσιου κόστους το οποίο περιλαμβάνει επίσης τηλεφωνική ή και remote υποστήριξη.